Wiesbaden-Auringen

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Für die Organisation eines Weinstands sind verschiedene Aufgaben in der Vorbereitung, bei der tatsächlichen Durchführung der Veranstaltung und bei der Nachbereitung zu erledigen. Einige davon sind verpflichtend und andere sind eher als Vorschläge für einen reibungslosen Ablauf anzusehen. Die verpflichtenden Aufgaben haben wir rot markiert.

Bei den Mengenangaben raten wir dringend, auf die Erfahrung aus den Vorjahren zurück zu greifen und im Zweifel mit anderen Vereinen in Kontakt zu treten, die schon in diesem Jahr dran waren. Ein wirklich wichtiger Einflussfaktor ist das Wetter. Nutzen Sie die Online-Portale, um sich regelmäßig über die Wettervorhersagen zu informieren und planen Sie bei Regen und Kälte lieber etwas konservativer.

Schnellnavigation



Wie benutzen Sie diese Seite optimal?

  • Sie machen eine Kopie dieser Seite, damit sie alles anpassen können. (Bitte nicht diese Vorlage für Ihre Veranstaltung verändern, weil andere Vereine das später nicht mehr so gut als Vorlage nutzen können.)
  • Aufgaben, die für SIe nicht zutreffen streichen Sie durch oder löschen sie komplett heraus.
  • Aufgaben, die erledigt sind, haken Sie ab.
  • Wenn erforderlich legen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe fest (das geht, indem Sie '//' eingeben, dann können Sie das Datum auswählen)
  • Die unten stehenden Aufgaben lassen sich leicht mit einer Benutzererwähnung mit dem "@"-Zeichen einer oder mehreren Personen zuordnen.
  • Ausdrucken sollten Sie die Checkliste generell nicht. Wenn es aber doch einmal nicht anders geht, können Sie über das Menü (drei Punkte) oben rechts ein PDF erstellen und dieses dann ausdrucken.
  • Hilfe zu den oben genannten Themen, wie zum Beispiel "Erwähnungen" finden Sie unter diesem Link

Organisation und  generelle Vorbereitung vor der Veranstaltung

Vorbereitung
  • Helfer ansprechen und rekrutieren
  • Die unten stehenden Aufgaben durchgehen und Benutzer per @-Zeichen in den Aufgaben erwähnen (=Aufgabenzuweisung)
  • Dort, wo erforderlich, Erledigungstermine mit "//" in den Aufgaben hinterlegen
  • Aufgaben löschen / durchstreichen die für die Veranstaltung nicht erforderlich sind.
  • Erledigte Aufgaben abhaken. Am besten ist es, wenn alle Helfer (m/w/d) gemeinsam an dem Dokument arbeiten und es aktuell halten.
  • Helfer eingeteilt ( je 2 Schichten für Getränke und Essen, am Besten mit Überlappung von 10 min zur Übergabe)
  • Wein geordert (200 Flaschen? Auf Wettervorhersage achten!)
  • Bier (5 Kisten?)
  • Regionaler Apfelwein (aus Auringen)?
  • Hochprozentiges? (z.B. Limes, dann an Schnappsgläser denken, 100 Stück?)
  • Wasser (8 Kisten)
  • Softdrinks (Cola)
  • Saft (z.B. Apfelsaft, ggf. auch aus Auringen, wenn saisonal verfügbar)
  • Essen geplant
  • Grillgut (z.B. 200 Bratwürste mit je 1 Brötchen?)
  • Senf und Ketchup (je 2 Flaschen)
  • Frischkäse und Brezelchen
  • Knabberzeug für die Tische (z.B. 5-10 Tüten?)
  • Essen eingekauft
Organisatorisches & Werbung

Organisation

  • Anträge bei der Ortsverwaltung gestellt (Zum Beispiel für die Nutzung des Saals mit Küche der Ortsverwaltung!)
  • Ordnungsamt informiert
    (ggf. bei Besonderheiten wichtig, z. B. Musik)
  • Wechselgeld für Kasse (ca. 300 Euro?)

Werbung

  • Preislisten abstimmen, gestalten und ausdrucken und laminieren (6 laminiert, 15 auf Papier für die Tische)
  • PDF-Version der Preisliste auf der Weinstand-Seite im Auringen-Wiki und ggf. auf facebook-Seiten hochladen
  • Spendendose organisieren und aufstellen
  • Fahnen
  • Flyer & Aufnahmeanträge für neue Mitglieder
  • Auringen Wiki Flyer auslegen (wäre sehr nett)
Helfer rekrutieren

Wir empfehlen eine Anzahl von 12 oder mehr Helfenden. Weniger ist sehr anstrengend und nicht empfehlenswert.

  • Schichtplan für die Weinausgabe erstellen
  • Schichtplan für die Essensausgabe erstellen



Material
  • Extra Zelte oder Pavillons mitbringen und aufbauen?
  • Heizung für abends organisieren?
  • Beleuchtung (samt Kabelbinder)
  • Servietten (etwa 300 Stück?)
  • Korkenzieher (mind. 2 Stück)
  • Müllsäcke (5 bis 10 Stück)
  • Einweg-Teller und Besteck (möglichst umweltfreundlich, Pappe, Bambus)
  • Gläser (evtl. Biergläser, Apfelweingläser,...)
  • Dekoration für die Tische
  • Zelte (weitere, falls benötigt)
  • Aschenbecher aufstellen
  • Schätzspiel oder Gewinnspiel organisieren?
  • Deko für die Tische (Gläser mit Kerzen, ...)

Bilder aus der Pfarrscheune



Aufbauarbeiten am Mittwoch

  • Schlüssel zur Garage / Scheune mit den Bierbänken und sämtlicher Ausstattung besorgt (Ansprechpartner: Roger Keil)
  • Möglicherweise eigene Ausstattung bereits in die Garage einräumen, damit sie am Freitag direkt bereit liegt.
Kühlschränke befüllen

Damit die Getränke bis Freitag auch alle kalt sind, sollten Sie bereits am Mittwoch in die Kühlschränke eingeräumt werden. Das ist besonders in den heißen Sommerphasen dringend angeraten!

  • Wein in den Kühlschränken?
  • Bier in den Kühlschränken?
  • Wasser in den Kühlschränken?
  • Saft in den Kühlschränken
  • Sowohl die Kühlschränke im Weinstand selbst als auch die in der Scheune von Bea Ackermann / den Garagen sind bestückt.




Aufbauarbeiten am Freitag

In den Sommermonaten 2019 sind die Garagen neben der Ortsverwaltung bereits geräumt worden. Die Ausstattung wird aktuell in der Scheune der evangelischen Kirche im Haus der Pfarrerin Bea Ackermann gelagert. Bitte berücksichtigt, dass es sich um einen etwas weiteren Weg handelt und ggf. mehr kräftige Helfer erforderlich werden. Gerade die Stangen der Zelte zum Beispiel kann man eigentlich nur mit zwei kräftigen Männern oder ambitionierten Frauen tragen. Das solltet Ihr nicht auf ein oder zwei Leute verteilen. Sonst mögen die Euch später vielleicht nicht mehr.

Die Sachen müssen wieder genauso hin geräumt werden, wie sie vorgefunden werden. Das ist wichtig, damit wir einen sauberen Ablauf bei der nächsten Veranstaltung gewährleisten können. Und dabei vertrauen wir auf die Selbstorganisation der Vereine.

Aufbau ab 15 Uhr
Name Helfer/in 1

Name Helfer/in 2

Name Helfer/in 3

Name Helfer/in 4

Name Helfer/in 5

Name Helfer/in 6

Name Helfer/in 7

  • Aufbau Biertischgarnituren, Stehtische, Schirme, Zelte
    (Freitag ab Mittag 14...15 h spätestens beginnen, Achtung: Aktuell in der Scheune von Pfarrerin Bea Ackermann. Das heißt, Ihr müsst 1-2 starke Männer mehr einplanen.).
  • Die Wasserversorgung an der Hauswand der Ortsverwaltung hinter dem Weinstand mit dem Schlüssel am Schlüsselbund von Roger Keil aufschließen und den Wasserzufluss testen.
  • Schlüssel zur Garage mit den Bierbänken und sämtlicher Ausstattung besorgt (Ansprechpartner: Roger Keil)
  • Laminierte Preislisten aufhängen und im Weinstand auslegen (überall da, wo es nass werden kann)
  • Papierpreislisten auf den Tischen auslegen
  • Zelt für Essen aufbauen (Unterlegeboden nicht vergessen!)




Durchführung des Weinstands am Freitag

Schicht 1: 17:30 – 20:00 Uhr
Weinausgabe 1@...
(Benutzer mit @-Zeichen erwähnen oder einfach Namen eintragen.)
Weinausgabe 2
Spülen
Essensausgabe 1
Essensausgabe 2
Zubereitung Essen
Schicht 2: 19:45 – 23:00 Uhr
Weinausgabe 1
Weinausgabe 2
Spülen
Essensausgabe 1
Essensausgabe 2
Zubereitung Essen


Abbau am Freitagabend (spät)

Abbau ab 23:00 Uhr am Freitag
Name Helfer/in 1

Name Helfer/in 2

Name Helfer/in 3

Name Helfer/in 4

Name Helfer/in 5

Name Helfer/in 6

Name Helfer/in 7

  • Abbau möglichst unmittelbar nach Ende. Hier ist die Chance groß, daß die verbliebenen Gäste mithelfen. Denkt an die Nachtruhe (seit 22h) bei Abbauen!
  • Biertischgarnituren entsprechend der Fotos in der Garage stapeln.


  • Feuchte Zeltwände u. ä. können in der Garage zum Trocknen aufgehängt werden.
    (Nicht im Saal der OV, es sei denn, es hat jemand erlaubt (z.B. Dagmar Heftrich oder Petra Elberskirch)! Möglich ist auch, eine Ablage über dem Geländer der Ortsverwaltung außen.)
  • Papierpreislisten wieder einsammeln und in den Müll entsorgen


Abbau am Samstagmorgen

Restarbeiten ab 10 h am Samstag
Name Helfer/in 1Name Helfer/in 2Name Helfer/in 3Name Helfer/in 4Name Helfer/in 5Name Helfer/in 6Name Helfer/in 7


  • Kühlschränke bleiben an!
  • Weinstand ist sauber, alles gespült und aufgeräumt


  • Die Fläche ist grob gereinigt (Kein Müll / Zigarettenstummel hinterlassen!)
  • Garage ist wieder im Ursprungszustand (Siehe Fotos)


  • Schlüssel wieder bei Roger Keil abgeben / einwerfen
  • Foto von eingeräumter Ausstattung und Weinstand von Innen in den internen Microblog im Auringen Wiki (Topic: Weinstand intern) posten. (aktuell in Vorbereitung)

Offene Punkte und zu klärende Fragen

  • Florian Wall Roger Keil Ist es richtig, dass die Spülmaschine eingeschaltet bleiben soll? Der Geschirreiniger für die Spülmaschine wird zentral und nicht von den Vereinen besorgt?
  • Jeder Verein dürfte sich Gedanken darüber machen, was zu essen angeboten wird und welche Weine es geben kann. Hier wäre es hilfreich, wenn die Erfahrungen und Angebote der anderen Vereine dokumentiert wären und man sich ggf. das eine oder andere abschauen könnte.


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3 Comments

  1. "Essen geplant" ist nicht verpflichtend, denn ob etwas zu Essen angeboten wird, ist jedem Ausrichter selbst überlassen.

    1. Okay. Habe ich geändert. Kannst Du aber auch gerne direkt selbst machen, wie Du seit gestern weißt. #goforit #bethechangeyouseek

  2. Das weiß ich nicht mehr genau. Roger Keil: Das kannst Du besser beantworten.